En glemt tur i kørebogen efterlader spor i kalenderen og regnskabet. De hjælper dig med at rekonstruere kørslen, men erstatter ikke automatisk en registrering fra kørselsdagen. Du skal skelne mellem det, du kan dokumentere, og det, du kun husker omtrentligt. Et kundebesøg kan være veldokumenteret, selv om hjemturens rute stadig er uklar.
Hvad gør du med en glemt tur i kørebogen?
Begynd med at afgrænse hullet. En enkelt manglende hjemtur kræver et andet arbejde end flere ugers manglende registreringer. De nærmeste ture før og efter hullet giver holdepunkter for, hvor bilen befandt sig. Gem den oprindelige kørebog, før du retter i den, så du bevarer oplysningerne fra før efterregistreringen. Gratis Kørebog
samler dine indtastede ture i en PDF.
En efterregistrering skal have sin egen dato og en kort forklaring. Du kan for eksempel skrive, at du har tilføjet turen efter at have gennemgået kalenderen og en besøgsbekræftelse. Kørselsdatoen hører hjemme i selve turregistreringen, mens noten viser, hvornår du genskabte oplysningerne. Registreringen må ikke fremstå, som om du skrev den på kørselsdagen.
Kravene afhænger også af, hvad du bruger kørebogen til. Dokumentation for en medarbejders kørselsgodtgørelse har en anden funktion end et kørselsregnskab, der viser fordelingen mellem privat og erhvervsmæssig kørsel. Ifølge Skattestyrelsen skal bilaget for skattefri kørselsgodtgørelse blandt andet vise dato og erhvervsmæssigt formål. Destinationer og eventuelle delmål skal fremgå sammen med kilometer og beregning efter sats. Bilaget skal også vise, at kørslen er foregået i medarbejderens eget køretøj.
Betegnelsen »kundebesøg« efterlader flere spørgsmål end en beskrivelse af et møde om opmåling på en bestemt adresse. Har du glemt formålet, giver en mødeindkaldelse eller korrespondance om opgaven et mere præcist holdepunkt. Hold beskrivelsen til den aktivitet, materialet understøtter. En aftale om et tilbudsmøde dokumenterer ikke et efterfølgende besøg på et lager, selv om lageret ligger tæt på kundens adresse.
Hvordan kan kalenderen hjælpe med at rekonstruere kørslen?
Kalenderen fortæller først og fremmest, hvad du havde planlagt. Et møde kan være blevet aflyst eller flyttet, og en aftale om et fysisk besøg kan være endt som en telefonsamtale. Før du rekonstruerer ruten, skal du derfor fastslå, om besøget fandt sted. En besked sendt efter mødet eller et arbejdsnotat fra besøget understøtter kalenderaftalen. Skriver du for eksempel, at du sender de aftalte mål senere på dagen, er det et mere konkret holdepunkt end en ubesvaret mødeinvitation.
Regnskabet supplerer kalenderen med spor fra dagen. En parkeringskvittering tæt på mødestedet understøtter, at bilen var i området. Et bilag for materialer peger på et stop undervejs, men fakturadatoen behøver ikke at være den dag, du hentede varerne. Se efter oplysninger om afhentning eller levering, før du bruger bilaget som grundlag for en ekstra strækning.
Et kundebesøg om formiddagen og en afhentning hos en leverandør om eftermiddagen kan høre til samme kørselsforløb. Måske viser kalenderen kun kundebesøget, mens en udleveringsseddel viser afhentningen. De to adresser dokumenterer dog ikke, at du kørte direkte mellem dem. Du kan have været tilbage på arbejdspladsen mellem de to stop.
Den juridiske vejledning omtaler en sag, hvor en kalender ikke alene opfyldte kravene til et kørselsregnskab. Kalenderens oplysninger skal altså ses sammen med det øvrige materiale. Gem de relevante bilag med en tydelig henvisning fra den efterregistrerede tur. En note som »mødeadresse fra invitation, besøg bekræftet i efterfølgende mail« viser, hvor oplysningerne kommer fra. En eventuel aflysning hører også til materialet, hvis den forklarer, hvorfor en planlagt tur ikke er med.
Hvad gør du, når kilometer eller tællerstand mangler?
Selv når dato og destination er på plads, kan afstanden mangle. En ruteberegning giver et holdepunkt for strækningen mellem kendte adresser, men viser ikke, hvilken vej bilen faktisk kørte. Brug de konkrete start- og slutadresser frem for bynavne. En adresse i den anden ende af et erhvervsområde kan ændre afstanden, især på en tur med flere stop.
Noten skal vise, hvis kilometertallet stammer fra en efterfølgende ruteberegning. En beregnet afstand er ikke en aflæsning af bilens kilometertæller. Husker du en omkørsel uden at kunne fastslå dens længde, må usikkerheden stå i beskrivelsen frem for som et løst tillæg til kilometerne. Trafikken på dagen kan forklare, at du husker turen som lang, selv om du ikke kørte en længere strækning.
Ved et kørselsregnskab til brug for skatteansættelsen er udgangspunktet daglig registrering med kilometerstand ved dagens begyndelse og afslutning og fordeling mellem privat og erhvervsmæssig kørsel. Kilometeropgørelsen skal stemme med bilens tæller. Et tal, der blot får regnskabet til at gå op, kan derfor ikke erstatte en manglende tællerstand.
Har du en kendt tællerstand før hullet og en anden efter, viser forskellen bilens samlede kørsel i perioden. Den viser ikke, hvor stor en del der var arbejde. Private indkøb kan også ligge i intervallet, og det samme gælder ture mellem hjem og arbejdsplads. Sammenhold den rekonstruerede erhvervskørsel med periodens øvrige registreringer, og lad en uforklaret difference stå synligt. Hvis afstanden mellem to sikre aflæsninger ikke passer med de ture, du kan underbygge, er en del af bilens brug i perioden fortsat uafklaret.
Hvordan håndterer du usikkerheden før godtgørelse?
En omhyggelig rekonstruktion har ikke nødvendigvis samme dokumentationsværdi som en løbende kørebog. I en skattesag fik et efterfølgende kørselsregnskab baseret på kalendere og omkostningsbilag ikke tilstrækkelig bevismæssig vægt. Regnskabet var ikke ført løbende, og nogle kilometer kunne ikke forklares. Bilagene understøttede dermed ikke hele den registrerede kørsel.
Skal turen indgå i skattefri kørselsgodtgørelse, skal arbejdsgiveren kontrollere oplysningerne synligt. Det kan for eksempel ske med en underskrift eller en dokumenteret fejlrettelse. Send både den rettede registrering og dens grundlag til den person, der godkender din kørsel. Uden forklaringen kan vedkommende ikke se, om afstanden bygger på en tælleraflæsning eller en senere ruteberegning.
Er godtgørelsen allerede udbetalt, bør du orientere lønkontoret om rettelsen, før du gemmer den i dit eget arkiv. Ændrer du turens kilometer, kan det også ændre beregningen bag udbetalingen. Hvis betingelserne for skattefri godtgørelse ikke er opfyldt, bliver godtgørelsen skattepligtig A-indkomst. Et eventuelt kørselsfradrag må vurderes efter reglerne for det fradrag, ikke ud fra det beløb, du tidligere fik udbetalt.
Ved længere huller eller uenighed om dokumentationen kan du bede din revisor vurdere materialet konkret. Fremlæg også det, der ikke passer, for eksempel en uforklaret forskel på tælleren eller to mulige besøgsdatoer. Kan du kun underbygge udturen, skal hjemturen fortsat stå som uafklaret i dit arbejdsmateriale. Gem den oprindelige registrering sammen med rettelsen og bilagene for den del af kørslen, du har kunnet genskabe.
